Terminy wpłaty środków na konto zfśs nie są wiążące dla pracodawcy, który utworzył fundusz dobrowolnie

Pracodawcy prywatni zatrudniający 1.01.2024 r. co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek tworzenia zfśs, choć pod pewnymi warunkami mogą się od tego uwolnić bądź obniżyć wysokość odpisów (art. 3 ust. 1 i art. 4 ustawy o zfśs).

Pierwszą ratę środków socjalnych, w wysokości 75% odpisów podstawowych (tj. ustalonych za zatrudnionych w normalnych warunkach, za wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze i ew. za pracowników młodocianych, muszą przekazać na osobny rachunek bankowy funduszu do 31 maja, a resztę odpisów i zwiększeń – do 30 września (art. 6 ust. 2 ustawy o zfśs).

Dotyczy to odpowiednio „średnich” pracodawców prywatnych, którzy 1 stycznia zatrudniali co najmniej 20 pracowników, ale mniej niż 50 w przeliczeniu na pełne etaty, jeśli działająca u nich zakładowa organizacja związkowa (zoz) zażądała utworzenia funduszu.

Mali pracodawcy prywatni (zatrudniający 1 stycznia poniżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty) oraz ci spośród „średnich”, u których nie działa zoz, lub działa, ale nie wnioskuje o założenie zfśs, wybierają między prowadzeniem zfśs lub wypłatą załodze świadczeń urlopowych. Gdy postawią na pierwsze rozwiązanie, naliczonych odpisów nie muszą przekazywać na wyodrębniony rachunek bankowy funduszu. Równowartość odpisów i innych naliczeń na fundusz mogą przechowywać w kasie i nie ogranicza ich żaden ustawowy kalendarz przekazywania środków socjalnych.

Pytanie dotyczy właśnie „średniego” pracodawcy prywatnego, który wybrał prowadzenie zfśs i dobrowolnie założył dla niego osobny rachunek bankowy. Nawet jednak w tej sytuacji nie wiąże go obowiązek przelewania środków na fundusz w dwóch ratach: do 31 maja i 30 września. Powinien to robić w wygodnych dla siebie termiach, byle w sposób pozwalający elastycznie zarządzać środkami socjalnymi i racjonalnie je wydatkować na podstawie kryteriów socjalnych.

Należy tu jednak wspomnieć, że wpłata środków na rachunek bankowy zfśs jest warunkiem zaliczenia odpisów do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym. Kosztem takim – w myśl art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b updop i art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b updof – są bowiem odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zfśs obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek funduszu. Kosztu pracodawcy nie stanowi zatem sam odpis, tylko kwota wpłacona na rachunek bankowy. Koszt powstaje w dniu dokonania wpłaty odpisów, a nie ich naliczenia zgodnie z ustawą o zfśs.